Windows 10 のサポート終了に伴い、全国 約150拠点、約2,000台のPCを入れ替える必要に直面したアイコニア・ホスピタリティ株式会社。同社では、これまでPCの入れ替えを自社で進めてきましたが、今回は拠点数・台数ともに過去最大規模。加えて、限られた社内リソースの中で、拠点ごとの環境差や情報不足など、社内だけでは対応が難しい要素が重なっていました。
こうした状況を踏まえ、PCリプレースの支援をオムロン フィールドエンジニアリング（以下、OFE）に依頼することに。
本事例では、情報システム部門の有村氏・遠田氏に、プロジェクトで直面した課題や進行のポイント、OFEに対する印象を伺いました。
企業紹介
アイコニア・ホスピタリティ株式会社（旧：マイステイズ・ホテル・マネジメント株式会社）は、全国184棟・総客室数25,443室（2026年2月1日現在）を擁する国内有数のホテル運営会社です。ビジネスホテルからリゾート・温泉旅館まで多様なブランドを展開し、幅広い宿泊ニーズに応える体制を整えています。
2025年5月にはロイヤリティプログラム「GoTo Pass」の開始、7月には「アイコニア・ホスピタリティ株式会社」へ社名変更し、“地域のアイコンとなる施設”の創造を掲げ、グループ全体の価値向上をさらに加速させています。
事例まとめ
背景・課題
- Windows 10 のサポート終了が迫る中、24時間稼働のホテル業務に影響を出さずに、全国 約150拠点、約2,000台のPCを期限内に入れ替える必要があった（OFEは主に西日本の71拠点・約1,000台を担当）
- 拠点ごとにPC構成や周辺機器、システム連携が異なり、共通の手順では対応が難しかった
- 必要情報や手順書が不足し、多数拠点とのやりとりも発生する中、社内リソースだけでは進行が難しい状況だった
支援内容
- OFEがキッティング・配送・設置・回収を一気通貫で支援
- 機器一覧や手順書、作業記録などを整備し、拠点差異を吸収できる“再現性のある仕組み”を構築
- 拠点との連携において、リマインドや案内をフォローし、社内リソース不足を補完
成果
- 全拠点・全台数の入れ替えを期限内に完了
- クライアントの負荷を抑え、スムーズなプロジェクト進行を実現
- 今後に活かせる台帳や手順が整い、属人化の解消と運用改善につながった
失敗が許されないプロジェクト
Q：プロジェクトの立ち上げ経緯・内容について教えてください。
A：全国（主に西日本）に展開するホテル・旅館のPCを一斉に入れ替えるプロジェクトでした。
背景には、Windows 10 のサポート終了があり、入れ替えの期限が明確な一方で、「期限だけは絶対に動かせない」という状況でした。
写真左から ： 有村氏、遠田氏
Q：今回、外部パートナーを活用した理由を教えてください。
A：これまでも、新規受託したホテルの開業準備やリブランドのタイミングなどで、PCの入れ替えを行ってきましたが、社内メンバーで何とか回しきれる規模でした。
ただ、ここまでの拠点数・台数を一度に入れ替えるのは初めてで、社内のリソースだけで対応するのは現実的ではないと判断しました。
役割分担としては、PCの調達は自社で行い、それ以降のキッティング・配送・設置・回収などをOFEさんにお願いしました。
■ プロジェクト全体像とOFEの支援範囲
Q：プロジェクトを進めるうえで、どのような制約や難しさがありましたか？
A：Windows 10 のサポート終了という期限以外で言うと、次のような点です。
● 必要な情報や手順書の不足
● 拠点ごとの事情が異なる
● 繁忙期・時間帯の制約
● 社内リソースの不足
まず、事前に揃っているべき情報や手順書が不十分だったため、拠点ごとの環境を一つずつ確認しながら進める必要がありました。
また、PC購入時の社内承認をはじめ、拠点ごとの事情が大きく異なることも苦労した点です。加えて、ホテルは24時間稼働しており、現場スタッフやゲストに影響が出ないように注意しなければなりません。
こうした状況の中、社内のリソースだけで進めるのは難しく、当初は「本当にやりきれるのか」という不安が大きかったです。
Q：スケジュール面で苦労した点はありますか？
A：無事に期限までに完了できましたが、想定外もありました。
PC調達後の社内外の手続きに時間を要し、OFEさんに対応してもらう後工程の着手が想定よりも大きく後ろ倒しになってしまったんです。
それでも、OFEさんが先回りして段取りを整えてくれたことで、遅れを吸収しながら進められました。
最初は「本当に間に合うのか」という不安もありましたが、終わってみれば大きな乱れもなく、安定して進行でき、正直、期待以上だったと感じています。
「期待以上」はどこから生まれたのか
徹底した「自分ごと化」
Q：プロジェクトを終えた今、OFEに対してどんな印象を持たれていますか？
A：一番強く感じているのは、当事者意識の高さですね。これは最初から最後まで一貫していて、すごく自分ごとと捉えていると感じました。
Q：それは、どのような場面で感じたのでしょうか？
A：たとえば、RFPに書ききれていない部分はOFEさんのほうから細かく質問をしてくれましたし、こちらの追加要望にも毎回すぐに対応してくれました。
必要な前提がどんどん揃っていくのには驚きましたし、常に先回りで動いてくれて、「任せれば大丈夫」と思える安心感がありました。
負荷を最小化する「進行支援」
Q：他に印象に残っていることはありますか？
A：進め方の部分では、本当に助かりました。まず、スケジュール管理が非常に丁寧で的確でした。
拠点ごとに「この日までにこの情報が必要です」とか、「ホテル側の準備時間を考えると、この日までには現場に共有してください」といった具合に、逆算して細かく計画に落とし込んでくたんですが、おかげで、スケジュール管理に神経をすり減らすことなく、今すべきことに集中することができました。
また、本来、拠点とのやりとりは、こちらの役割だったのですが、拠点数が多いうえ、社内リソースも限られるので、どうしても手が回らないところが出てきます。
そんな中、OFEさんが適宜リマインドしてくれたり、PCの発送日などを現場に案内してくれたりと、遅れや漏れが出ないようにフォローしてくれたので、複数拠点が同時に動く局面でもなんとか対応できました。
Q：現場作業の進め方についてはいかがでしたか？
A：事前準備の段階で、機器の種類や設定の違いを整理した一覧表を作っていただいて、そのおかげでキッティング以降の作業がとても楽になりました。
また、当日の入れ替え作業に関しても、混乱が起きないように工夫されていて、たとえば、PCの箱には設置場所や回収日が一目で分かるようにラベルが貼られていて、現場スタッフが迷わず動けるようになっていました。
こうした配慮のおかげで、作業が滞る場面がほとんどなく、こちらの負担も最小限に抑えられたと感じています。
再現性のある「仕組みづくり」
Q：今回のプロジェクトで、得られたものがあれば教えてください。
A：今後に活かせるものが残ったことは大きいと思います。
多拠点・多台数の入れ替えを進めるうえで、OFEさんが用意してくれた管理資料や手順書がとても実用的で、再利用しやすいものでした。
たとえば、キッティングに必要な情報を整理するため、どの拠点にどんな機器があり、どのアプリや設定が必要なのかを一目で把握できる一覧表を作ってもらったんですが、おかげで、ホテルとのやりとりがスムーズになり、抜け漏れの防止にも大きく役立ちました。
こうした情報が整ったことで、今後の案件でもそのまま使える“型”ができたと感じています。
Q：今後に活かせるものとして、他に何かありますか？
A：手順書を整えられたことも大きかったです。
もともと手順書の情報が古いままだったり、作業者の経験に頼って対応している部分も多かったのですが、OFEさんが現場の実情に合わせて内容を整理し直してくれました。
中でも重要だったのが、カードキー発行機に関する部分です。
カードキー発行機はホテルの予約システムと連携して動くため、入れ替え作業がスムーズにいかないと、お客様対応に直接影響が出てしまいます。
しかし、これまで社内に正しい手順が残っておらず、ベンダーに確認してもうまくいかないケースが何度もあり、対応に苦慮していました。
今回、正しい手順をきちんと整理できたので、今後の対応がぐっと楽になると感じています。
Q：作業後の管理という点で、役立ったものはありますか？
A：入れ替え作業後に、作業内容を記録したシートを用意してもらったのですが、これがとても役立ちました。
どのPCに何を入れたのか、現場でどんな追加対応を行ったのかが整理されていて、後日、確認が必要になった際にも迷わず追うことができました。
多拠点で多数の作業が続くと、どうしても記憶だけでは追いきれません。こうした記録が残っていることで、トラブル対応や設定の見直しもしやすく、運用面での負担が大きく減りました。
作業当日だけでなく、その後の管理まで見据えて情報を残してもらえた点は、大きいと感じています。
今後の展望
Q：今後の展望を教えてください。
A：拠点数の増加に伴ってゲスト情報も増えているため、セキュリティの強化は大きなテーマです。
あわせて、属人化の解消にも取り組んでいきたいと考えています。組織が小さい頃は、担当者の経験や勘で何とか回っていた部分もありましたが、今の規模では限界があります。
今回のPCリプレースで台帳や手順が整ったことで、業務を“型”として残せる状態がつくれました。ここからさらに属人化を減らし、継続的に改善していける体制にしていきたいと思っています。
